Hallo zusammen, wir habe so einen netten MultiFunktionDrucker, unter anderem kann der Dokumente im Stapel scannen und als PDF an einem FTP-Server senden ... Die Dokument liegen dann je nach ausgewählten Path in dem entsprechenden Ordner des Mitarbeiter. Gibt es ein Tool was Barcode an einem bestimmten Position auf dem PDF-Dokument erkennt und dann den Dateinamen entsprechend umbenennt. In einigen Bereichen würde das sehr hilfreich sein um Dokumente zu Archivieren ohne eine DB dafür zu benötigen. z.B. Archivieren von Eingangsrechnungen auf einer DVD. Gruss Ralf
Es gibt einige OCR-Softwares, die das können, teilweise kann man die Funktion per Plugin nachrüsten. Acrobat Pro soll es auch können. Gib mal bei Google "PDF Barcode Erkennung" ein, es gibt da reichlich Infos ...
Ralf G. schrieb: > In einigen Bereichen würde das sehr hilfreich sein um Dokumente zu > Archivieren ohne eine DB dafür zu benötigen. z.B. Archivieren von > Eingangsrechnungen auf einer DVD. d.h. du druckst für jede Rechnung die du bekommst einen Barcode aus damit dann der Scanner weiß unter welchem Namen er sie archivieren soll? Ganz ehrlich da schafft man sich mit der Technik Probleme die man ohne sie nie gehabt hätte. Wenn ich mir vorstelle ich müsste für jede Rechnung einen eindeutigen Barcode erzeugen der meinetwegen dann wieder einem Rechnungsname und Datum zugeordnet wird, das eintippen?, dann kann ich die gescannte Datei gleich umbenennen und spare mir das drucken des Barcodes und wahrscheinlich Kollisionen im eigenen Barcodesystem. Vorschlag; passe deinen Prozess so an dass du eingehende Rechnungnen gleich einscannst und umbenennst und derweil auf ein Netzlaufwerk ablegst. Und lasse dann das entsprechend Archivieren. WEnn du jetzt natürlich hinterher archivieren willst empfehle ich das trotzdem per hand zu machen. Bedenke irgendwann musst du den Namen eintippen warum also nicht gleich als Dateiname
Sebastian-L schrieb: > d.h. du druckst für jede Rechnung die du bekommst einen Barcode aus > damit dann der Scanner weiß unter welchem Namen er sie archivieren soll? Wohl eher nicht. Viele Rechnungen enthalten bereits einen Barcode mit der Rechnungsnummer. Aus deren Struktur kann man auf den Aussteller schliessen ...
Ich vermute, es geht um Eingangsrechnungen (da hat der TO keinen Einfluß auf den Barcode). Normalerweise nimmt man fortlaufende Barcodeaufkleber von der Rolle und scannt das ein. Abgelegt wird das dann unter der Barcodenummer, irgendein armes Rüsseltier (Praktikant ?) erfaßt die Kenndaten (zB Rechnungsnummer, Datum, Kreditor etc). Die Barcodenummer wird von einer OCR erkannt. Als nächsten schritt wird das dann in eine Datenbank übertragen und irgendwie angezeigt. Geht leider nicht ohne Handarbeit, dazu sind die Belege zu unterschiedlich.
Joachim Drechsel schrieb: > Normalerweise nimmt man fortlaufende Barcodeaufkleber von der Rolle > und scannt das ein. Joachim Drechsel schrieb: > Als nächsten schritt wird das dann in eine Datenbank übertragen und > irgendwie angezeigt. Aber Warum? Ich muss doch irgendwann die Daten eingeben. Welchen vernünftigen Grund gibt es die Daten in einer Datenbank zu halten und die Informationen einem Barcode zuzuordnen wenn man dem Dokument gleich nach dem scannen diese Daten z.b. als Metadaten mitgeben kann. Wenn ich hinterher sage ich will eine Datenbank damit ich besser verwalten kann, ok, aber dann kann ich mir doch aus den Metadaten wieder Einträge generieren. Was machst du denn wenn deine Datenbank hopps geht du aber deine Dokumente nur unter dem Barcode archiviert hast? Ich verstehe einfach nicht warum man da Barcode und ocr zwischenschalten muss bitte erklärt es mir.
Sebastian-L schrieb: > Welchen vernünftigen Grund gibt es die Daten in einer Datenbank zu > halten und die Informationen einem Barcode zuzuordnen wenn man dem > Dokument gleich nach dem scannen diese Daten z.b. als Metadaten mitgeben > kann. Wo und wann die Kenndaten eingegeben werden ist egal. Ob DB oder nicht, hängt von der Menge ab. Sebastian-L schrieb: > Was machst du denn wenn deine Datenbank hopps geht du aber deine > Dokumente nur unter dem Barcode archiviert hast? Die Sicherung zurückspielen ;) Sebastian-L schrieb: > Ich verstehe einfach nicht warum man da Barcode und ocr zwischenschalten > muss bitte erklärt es mir. Dein Bürohase bekommt morgends einen Waschkorb mit Rechnungen. Auf jeden Zettel wird ein Barcode gepappt, dann geht es durch den Scanner. Die OCR erkennt dann die Barcodenummer und verwendet die zB als Dateinamen. Dieser Datei werden dann die Kenndaten zugeordnet (zB in einer DB). Das geht natürlich auch ganz einfach wenn man in den Dateinamen die Kenndaten mit reinnimmt. Bei größeren Mengen wird das halt nicht mehr handhabbar.
Joachim Drechsel schrieb: > Dein Bürohase bekommt morgends einen Waschkorb mit Rechnungen. > Auf jeden Zettel wird ein Barcode gepappt Früher hat man einen Eingangsstempel draufgeknallt zum Zeichen, dass das Dokument in den Verwaltungsablauf eingespeist wurde - das war auch nicht weniger Arbeit als es mit einem Barcode-Aufkleber zu kennzeichnen. Es geht ja erst sekundär um die Datenbank, zunächst mal muss das Dokument selbst identifizierbar sein. Dass Datenbanken verloren gehen könnten, ist ein unsinniges Argument, danach müsste es längst ein umfassendes Firmensterben geben. Fast jeder Admin ist in der Lage das zu verhindern, weil die tödliche Wirkung bekannt ist. Gruss Reinhard
Reinhard Kern schrieb: > Früher hat man einen Eingangsstempel draufgeknallt zum Zeichen, dass das > Dokument in den Verwaltungsablauf eingespeist wurde - das war auch nicht > weniger Arbeit als es mit einem Barcode-Aufkleber zu kennzeichnen. Es > geht ja erst sekundär um die Datenbank, zunächst mal muss das Dokument > selbst identifizierbar sein. Danke das geht mir eine. Also im grunde -eindeutig identifizierbar -verwaltungsprozess nachvollziehbar Reinhard Kern schrieb: > Dass Datenbanken verloren gehen könnten, ist ein unsinniges Argument, Das wollte ich nicht als Argument dagegen führen ich meinte nur was mir die Trennung der Daten bringen soll wenn ich mich um eine Dateiablage und eine Datenbank kümmern muss Zudem wenn man im Bezug Auf Archivierung so eine Aussage macht Ralf G. schrieb: > z.B. Archivieren von > Eingangsrechnungen auf einer DVD. Dann Frage ich mich ob man Sicherung und Archivierung verstanden hat den einen gebrannte DVD als Archivierungsmedium zu verwenden ist nicht empfehlenswert sofern nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden.
Lerrohr_weiterdenker schrieb: > Dann Frage ich mich ob man Sicherung und Archivierung verstanden hat den > einen gebrannte DVD als Archivierungsmedium zu verwenden ist nicht > empfehlenswert sofern nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Aber gesetzlich zulässig. Eine Sicherungskopie sollte man natürlich haben.
Ralf G. schrieb: > Gibt es ein Tool was Barcode an einem bestimmten Position auf dem > PDF-Dokument erkennt und dann den Dateinamen entsprechend umbenennt. willst du was fertiges oder was maßgeschneidertes? je nachdem wie die daten im generierten pdf vorliegen (bilder als bilder und text als text) kannst du z.b. mit itext bilder extrahieren und mit einem barcodesanner (wobei ich nicht weiß ob es so ein framework gibt:/) die bilder durchgehen. edit: google lieferte z.b. http://code.google.com/p/zxing/
Am Markt gibt es auch fertige Systeme incl. Scanner und OCR. So richtig lustig wird es erst wenn an mehreren Plätzen gescannt wird. Das war's dann mit einem genau einal vorkommenden Barcode. Jeder schnappt sich eine Rolle, Papier wird falschherum in den Scanner geworfen, mehrfach gescannt und was denen noch so einfällt so ein System auszutricksen. Es muß zB sichergestellt werden, auch wirklich alle Scans zu importieren. Bei EINER Rolle kann man auf fortlaufende Nummern kontrollieren, bei einer Restekiste nicht mehr. Gehen die Scans dann zB in ein Work-Flow-System wird die Testerei so richtig aufwendig.
Hallo danke für die Antworten ... Also der Ablauf in unserem Betrieb ist folgender: Rechnung kommt in der Fibu an, bekommt eine Nummer und wird in einem Rechnungseingangsbuch eingetragen, dann geht die Rechnung auf Reisen in die entsprechende Fachabteilungen und müssen dort bestätigt und Kostenstellen zu geordnet werden, danach wir die Rechnung vom FA-Leitendem abgesegnet und geht wieder zurück an die Fibu zum anweisen, häufig werden an mehreren stellen Kopien gemacht ... da immer wieder mal auf Rechnungen zurückgegriffen werden muss, da wäre eine PDF-Kopie mir Fibu-Reg-Nummer auf jeden Fall eine Erleichterung. Die als PDF erfassten Papier-Rechnungen könnten in einem Stapel(Papbox) zeitnah archiviert werden, da ein Zugriff auf das Papier so nicht mehr nötig ist, nur noch für Prüfungen. habe mittlerweile ein nicht ganz so günstiges Tool gefunden ... "Barcode Server Erkennung aus MultiPage Tif- und PDF- Dokumenten." http://www.archivscanner.de/Software/Barcodeerkennung/Serverdienst/DATAPOOL-BarcodeService::1201.html hatte aber noch keine Zeit zum testen, der Preis von fast 700,-Euro ist auch nicht unerheblich ... Gruss Ralf
old-school_offline schrieb: > hatte aber noch keine Zeit zum testen, der Preis von fast 700,-Euro ist > auch nicht unerheblich ... Aber vielleicht könnt ihr euch den Preis von 3,90 EUR für die aktuelle c't gerade noch leisten? Da ist auf der Software-CD ein Barcodereader für Bilddateien. Gruss Reinhard
@ Lerrohr_weiterdenker > Zudem wenn man im Bezug Auf Archivierung so eine Aussage macht > Ralf G. schrieb: >> z.B. Archivieren von >> Eingangsrechnungen auf einer DVD. > Dann Frage ich mich ob man Sicherung und Archivierung verstanden hat den > einen gebrannte DVD als Archivierungsmedium zu verwenden ist nicht > empfehlenswert sofern nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Da habe ich mich ein wenig unklar ausgedrückt ... Die Archivierung geschieht nach wie vor in Papierform ... Rechnung mit Reg-Nummer in eine Box, Box wird beschriftet Rechnung von-bis und ab in den Keller. Der Vorteil von Dateinamen mit Rechnungsnummer diese können ohne eine DB auf eine CD bzw. MO gesichert und somit zusätzlich Archiviert werden, sollte aber als PDFs in der Version 4.0. mit entsprechenden Viewer geschehen. Wichtig ist nur das die Erkennung der Barcode in den PDfs unabhängig vom scannendem Gerät sein soll. Wie auch immer erstellte(gescannte) PDFs in einem bestimmten Ordner sollen anhand des Barcode umbenannt bzw. aufgesplittet werden. Gruss Ralf
@ Reinhard Kern > Aber vielleicht könnt ihr euch den Preis von 3,90 EUR für die aktuelle > c't gerade noch leisten? Da ist auf der Software-CD ein Barcodereader > für Bilddateien. Danke für den Tipp Gruss Ralf
old-school_offline schrieb: > Der Vorteil von Dateinamen mit Rechnungsnummer Du hast keinen Einfluß auf die Rechnungsnummer, die werden mehrfach auflaufen ...
old-school_offline schrieb: > Hallo > > danke für die Antworten ... > > Also der Ablauf in unserem Betrieb ist folgender: > ... > nötig ist, nur noch für Prüfungen. > > habe mittlerweile ein nicht ganz so günstiges Tool gefunden ... > "Barcode Server Erkennung aus MultiPage Tif- und PDF- Dokumenten." > http://www.archivscanner.de/Software/Barcodeerkennung/Serverdienst/DATAPOOL-BarcodeService::1201.html > hatte aber noch keine Zeit zum testen, der Preis von fast 700,-Euro ist > auch nicht unerheblich ... > Ist für ein Großunternehmen Kleckerbetrag. Schau dir zum Vergleich deine eigene Aufzählung an. Lauter Arbeitsplätze für Luschen. Aber http://code.google.com/p/zxing/ hat doch die Software frei. Angeschaut?
@ Joachim Drechsel > Du hast keinen Einfluß auf die Rechnungsnummer, die werden > mehrfach auflaufen ... Rechnungs-Nummer(REG-Nummern) für das Rechnungseingangsbuch werden nur Nummern einmal vergeben, früher Stempel ... jetzt Aufkleber mit fortlaufender-Nummer incl. Barcode, von der Rolle(Bogen) @ Abdul K. > Ist für ein Großunternehmen Kleckerbetrag. Schau dir zum Vergleich deine > eigene Aufzählung an. Lauter Arbeitsplätze für Luschen. Wer sagt denn das ich in einem Großunternehmen arbeite und Luschen-Arbeit neben bei machen muss ... > Aber http://code.google.com/p/zxing/ hat doch die Software frei. > Angeschaut? U N D ... habe leider keinen Programmiere frei ? Gruss Ralf
Joachim Drechsel schrieb: > Du hast keinen Einfluß auf die Rechnungsnummer, die werden > mehrfach auflaufen ... http://de.wikipedia.org/wiki/Code128 Man könnTE einen TTF-Barcode-Font im PC ergänzen und dann 500 Blatt laufende Nummern drucken (armer Wald). Anschließend zu jeder kommenden Rechnung einen Begleitbogen mit laufender Nummer hinzufügen ... Irgendwann muß dann ein Bürodiener den Kram einscannen.
Thread beobachten
Seitenaufteilung abschaltenBitte melde dich an um einen Beitrag zu schreiben. Anmeldung ist kostenlos und dauert nur eine Minute.
Bestehender Account
Schon ein Account bei Google/GoogleMail? Keine Anmeldung erforderlich!
Mit Google-Account einloggen
Mit Google-Account einloggen
Noch kein Account? Hier anmelden.