wie bzw. womit verwaltet Ihr eure Dokumente (Dokumentenmanagement)

[Peter R. (peterricht)]

Hallo,

das Jahr nähert sich wieder dem Ende. Da mache ich mir weider Gedanken 
bei meinen Dokumenten mal aufzuräumen.

Hatte auch schon mal überlegt mir eine Dokumentenmanagement Software 
zuzulegen. Was mich aber davon abschreckt ist, dass die immer mit 
Datenbanken arbeiten.
Mir wäre etwas Dateibasiertes wesentlich lieber.

Wie macht ihr das eigentlich?


Gruß
Peter

[Base64 U. (6964fcd710b8d77)]

Eine saubere Ordnerstruktur auf dem Rechner, wird automatisch auf mein 
CentOS NAS gespiegelt per Syncthing.

[Jan H. (j_hansen)]

Peter R. schrieb:
> Mir wäre etwas Dateibasiertes wesentlich lieber.
>
> Wie macht ihr das eigentlich?

Scannen, OCR-Software drüberlaufen lassen und als Datum+Bezeichnung 
alles in einen Ordner werfen. Funktioniert bei mir fürs Private 
ausgezeichnet. Die meisten Dokumente braucht man eh nie wieder, darum 
zahlt sich großartige Sortierung o.ä. gar nicht aus. Braucht man doch 
mal ein Dokument, so findet man das mittels Volltextsuche ganz einfach.

[Jörg R. (solar77)]

Jan H. schrieb:
> Peter R. schrieb:
>> Mir wäre etwas Dateibasiertes wesentlich lieber.
>>
>> Wie macht ihr das eigentlich?
>
> Scannen, OCR-Software drüberlaufen lassen und als Datum+Bezeichnung
> alles in einen Ordner werfen. Funktioniert bei mir fürs Private
> ausgezeichnet.

So mache ich das auch. Für privat reicht das vollkommen aus. Eine 
spezielle SW würde ich nicht einsetzten. Was ist wenn es die in einigen 
Jahren nicht mehr gibt? Dann steht man da und fängt wieder von vorne an.

> Die meisten Dokumente braucht man eh nie wieder, darum
> zahlt sich großartige Sortierung o.ä. gar nicht aus. Braucht man doch
> mal ein Dokument, so findet man das mittels Volltextsuche ganz einfach.

Allerdings sortiere ich die Dokumente in verschiedene Ordner ein. Ab und 
zu greife ich doch darauf zu.


Regelmäßige Backups auf verschiedene Datenträger der eingescannten 
Dokumente versteht sich von selbst?

[Curby23523 N. (Gast)]

Gar nicht, einfach in Ordner ablegen.

[Mehmet K. (mkmk)]

Gehöre ebenfalls zu denen, die alles ordnerbasiert ablegen.
Zur Zeit sind es: 10GB / 1.700 Ordner.
Den Ueberblick habe ich (noch) nicht verloren.

[Markus M. (Firma: EleLa - www.elela.de) (mmvisual)]

Ich habe auf meinem Server extra dafür eine "Handbuch" Freigabe 
erstellt. Das wird auf den lokalen PC's als "H:" Laufwerk gemappt.
Darin sind als erstes alle möglichen Themen als Ordner gelistet. Gefolgt 
von Unterthemen oder Web-Adressen:

z.B.

H:\Betriebssystem\
  +- Linux
  +- WinXP
  +- Win7
H:\Elektronik\
  +- www.analog.com
  +- www.fairchildsemi.com
  +- www.nxp.com\
     +- Dioden
     +- LogicICs
     +- Mosfets
     +- Transistoren
  +- www.st.com\
     +- STM32F103
     +- STM32F407
H:\Formeln

Im Prinzip wächst dieses Handbuch Laufwerk ständig und man kann es 
einfach sichern. Auch Video-Tutorials sind da natürlich dabei. Das 
System funktioniert schon über 15 Jahre, und es sammelt sich da 
allerhand.
Wichtig: Da wo man Datenblätter in anderen Programmen verlinken möchte 
wäre es gut keine Leerzeichen in Ordner/Dateinamen zu haben (z.B. per 
Webinterface).

[Reinhard S. (rezz)]

Einfach in verschiedene Ordner (also als Papier) einheften und stehen 
lassen. So viel kommt ja nicht zusammen.

[Markus M. (Firma: EleLa - www.elela.de) (mmvisual)]

Bei Dokumenten in Papierform schreibe ich ein "Verfallsdatum" drauf. 
z.B. bei Rechnungen, damit sehe sich sofort dass die Garantie abgelaufen 
ist und kann die bei Durchstöbern schnell entsorgen.
Bedienungsanleitungen von gekaufen Geräten wandern alle sammt in eine 
große Plastikkiste, jeweils in einzelne Tüten.
Für Wohnung/Haus ist ein separater Ordner gut, denn da sammelt sich so 
einiges.
Es macht auch Sinn Registerkarten mit Jahreszahlen an zu legen, dann 
findet man alles schneller.
Andere sehr wichtige Dokumente (Reisepässe, Fahrzeugbrief, 
Geburtsurkunden, usw.) sind in einem separaten Dokumenten Ordner und 
sogar gegen Band und Wasserschaden geschützt aufbewahrt.
Alles was wichtig erscheint ist zusätzlich eingescannt und als PDF 
abgelegt.

[Torsten C. (torsten_c)]

Ordnerstrukturen haben einen Nachteil gegenüber Volltext-Suche:
Sortiere ich Bauklötze erst nach Farbe und dann nach Form oder 
umgekehrt?

Also erst Versucherungen und Bankkonten, dann Personen?
Oder erst Personen, dann Versucherungen und Bankkonten?

Eine Dokumentenmanagement-SW könnte dynamische Ordner, aber die 
Mehrarbeit beim Einsortieren lohnt sich meines Erachtens erst beim 
selektiven löschen, falls eine individuelle Aufbewahrungsdauer gepflegt 
wird.

[Jörg R. (solar77)]

Markus M. schrieb:
> Bei Dokumenten in Papierform schreibe ich ein "Verfallsdatum" drauf.
> z.B. bei Rechnungen, damit sehe sich sofort dass die Garantie abgelaufen
> ist und kann die bei Durchstöbern schnell entsorgen.

Auch wenn die Garantie abgelaufen ist würde ich Rechnungen nicht 
entsorgen. Vor allem wenn es sich um teure Geräte/Gegenstände handelt. 
Es könnte immer noch ein Versicherungsfall wie Brand oder Einbruch 
eintreten.


Reinhard S. schrieb:
> So viel kommt ja nicht zusammen.

Oh, ich habe einige Din A4 Ordner durch Digitalisierung abgeschafft. 
Meine Versicherung würde die eingescannten Unterlagen übrigens 
anerkennen. Das habe auf Nachrage bestätigt bekommen.


Torsten C. schrieb:
> Ordnerstrukturen haben einen Nachteil gegenüber Volltext-Suche....

Man kann auch Beides sinnvoll miteinander verbinden.