E-Mail Archivierung / Backup

[Michael H. (micha_22)]

Hallo zusammen,

ich bin auf der Suche nach einer E-Mail Archivierungs- bzw. Backuplösung 
die ich selbst auf einem Linux Server hosten kann.

Im Grunde soll dieses System per IMAP auf konfigurierte Postfächer 
zugreifen und dort alle E-Mails aus bestimmten Ordnern auf ein zweites 
System kopieren. Idealerweise revisionssicher, also nicht änderbar / 
löschbar.

Aktuell leite ich alle ein- und ausgehenden Mails per Postfix Rule an 
ein zweites Postfach weiter, aber das erfüllt einfach nicht alle 
Kritierien die ich bräuchte. U.a. werden alle, nicht ausgesuchte Mails 
übertragen.

Nutzt ihr eine solche Software und hat ein paar Vorschläge?

Grüße und Danke

[Εrnst B. (ernst)]

https://www.mailpiler.org/wiki/start

sollte alles können was du brauchst.

ist zwar eigentlich dafür gedacht, seinen eigenen SMTP-Port hinter einem 
postfix mit "aways_bcc=..." zu hängen und damit alles mitzukriegen, aber 
"pilerimport" kann u.A. auch aus IMAP-Servern lesen. Mit Angabe der 
Folder ("-f Archiv") oder der auszuschließenden Folder ("-x SPAM")

[Michael H. (micha_22)]

Danke, das schaue ich mir an.

[Christoph Z. (christophz)]

Ich benutze getmail um von verschiedenen IMAP Mailservern meine Mails 
abzuholen, damit ich diese Zentral zur Verfügung habe (Mailpiler ist 
glaub was vergleibares):
https://getmail6.org/

Denke, das könnte den ersten Teil deiner Anforderungen erfüllen.

Michael H. schrieb:
> Idealerweise revisionssicher, also nicht änderbar /löschbar.

Hier einfach ein paar Ideen, für dich vielleicht tauglich oder weniger:

- Jeden Tag einen cronjob laufen lassen der die schreibrechte entfernt
- Nach dem die Mails abgeholt wurden alles in git committen und pushen
- Mit Btrfs / ZFS snapshots arbeiten
- Dateien anlegen, wo für jede Mail der Dateihash gespeichert ist. Nur 
von root zu ändern. So lässt sich auch bit-rot finden.
- CDs brennen
- Die Mails als Fax weiterschicken (damit können sogar Gerichte umgehen, 
Neuland und so ;-))

[Εrnst B. (ernst)]

Christoph Z. schrieb:
> Mailpiler ist
> glaub was vergleibares

Piler macht noch viel mehr, da ist z.B. auch Volltextsuche mit dabei, 
auch bei meiner größten Installation mit inzwischen > 2TB/20Mio Stück an 
archivierten Mails findet die in Sekundenbruchteilen das gesuchte. 
Rechteverwaltung, wer darf wessen Mails sehen, eine halbwegs 
Deppensichere Oberfläche, die auch der Datenschutzbeauftragte nutzen 
kann usw sind auch mit dabei.

Sogar Spezialregeln für die DSGVO sind (optional) vorgesehen...

Geschäftliche Mails musst du revisionssicher unlöschbar archivieren, 
wenn du es nicht tust, bist du ein Verbrecher.

Mails mit personenbezogenen Daten musst du auf Verlangen löschen, und 
darfst sie nicht archivieren. Wenn du es doch tust, bist du ein 
Verbrecher.

Das Mailarchivsystem muss zum Einen verhindern, dass Mails gelöscht 
werden, und zum Anderen verhindern, dass DSGVO-relevante Mails 
ungelöscht bleiben...

[(prx) A. K. (prx)]

Sich widersprechendes Recht ist nicht ungewöhnlich.

[Michael D. (nospam2000)]

Εrnst B. schrieb:
> Mails mit personenbezogenen Daten musst du auf Verlangen löschen
> Das Mailarchivsystem muss zum Einen verhindern, dass Mails gelöscht
> werden, und zum Anderen verhindern, dass DSGVO-relevante Mails
> ungelöscht bleiben...

Du kannst die Mails verschlüsselt speichern, jede Mail mit einem eigenen 
Key. Die Keys musst du nicht revisionssicher speichern.

Wenn jemand anfordert eine Mail zu löschen, dann löschst du nur den Key. 
Die Daten sind dann zwar noch da, aber für niemanden mehr lesbar.

  Michael

PS: Frag drei Rechtsanwälte und zwei DSGVO Spezialisten und einen 
Richter, bevor du das machst ;-)

[N. M. (mani)]

Paperless ngx ist zwar eigentlich für etwas anderes gedacht, aber ich 
meine es kann auch E-Mail...

[Axel S. (a-za-z0-9)]

Michael H. schrieb:
> Im Grunde soll dieses System per IMAP auf konfigurierte Postfächer
> zugreifen und dort alle E-Mails aus bestimmten Ordnern auf ein zweites
> System kopieren.

Ich benutze dafür offlineimap. Damit kopiere ich von IMAP in ein 
lokales MailDir, das ich dann ganz normal archiviere. Das kann mehrere 
Accounts, Black- und Whitelisting von Foldern etc. Und man muß auch 
nicht MailDir als Target benutzen, das kann auch IMAP sein.

[Michael H. (micha_22)]

Danke euch.

Dass es nach GoBD sehr kompliziert wird ist mir klar. Ich denke da muss 
man einen guten Kompromiss finden und jede Art der Archivierung ist 
schon mal mehr wie 80% der KMU haben.

[Chris K. (kathe)]

Wie Groß ist die Firma ?
Wieviel Mails ......
....
Deine Frage ist nur der Anfang der Anforderungsanalyse.

Kurzes googlen was archiviert werden muss
https://www.buchhaltung-einfach-sicher.de/buchhaltung/archivierung
Keine Garantie auf Vollständigkeit/Richtigkeit.

Bei meinen paar Rechnungen ist die papierform noch immer das einfachste.

[Nevs (noname_user)]

Weil es vllt. hier rein passt, wie bekommt man einzelne Mails aus dem 
jeweiligen Mail-PF-Ordner bei Thunderbird extrahiert, bitte?
Bei Outlook gab es dafür Tools, nun steht man etwas deppert da.

[Εrnst B. (ernst)]

Unwichtig schrieb:
> wie bekommt man einzelne Mails aus dem
> jeweiligen Mail-PF-Ordner bei Thunderbird extrahiert

Thunderbird verwendet das standard mbox-Format (oder das Maildir-Format 
mit Abwandlungen)
Für beides gibt entsprechende Tools, teils älter als Thunderbird selbst.

z.B. die GNU mailutils mit readmsg & co.

[Thomas (werists)]

Unwichtig schrieb:
> Weil es vllt. hier rein passt, wie bekommt man einzelne Mails aus dem
> jeweiligen Mail-PF-Ordner bei Thunderbird extrahiert, bitte?

Damit:

https://addons.thunderbird.net/de/thunderbird/addon/importexporttools-ng/